Audiovisuele middelen een lust of een last?

Ook in de evenementenwereld verandert er veel op gebied van audiovisuele middelen.

Logisch dat we daar ook graag gebruik van maken. De presentatie met meer en scherpere kleuren, geluid vanuit diverse hoeken, schermen die van beide zijde leesbaar is, vloeren met logo’s en producten, etc.

De techniek staat voor niets…. Inderdaad, zolang het werkt! De grootste nachtmerrie voor elke eventorganisator is haperende techniek en slechte akoestiek.

Locaties vertellen vol trots dat ze de nieuwste apparatuur hebben staan en weten alle specificaties op te noemen. Klinkt altijd heel mooi, maar voor mij is 1 ding belangrijk: Werkt alles naar behoren?

Neem dit altijd mee in het draaiboek. Bespreek de akoestiek en mogelijkheden altijd met alle betrokkenen. Zo mogelijk, zorg dat er ruim voor de dag een overleg plaatsvindt. Op het event zelf, altijd alles testen met de apparatuur, die tijdens het event wordt gebruikt. Bijvoorbeeld: De directeur neemt zijn laptop mee voor de presentatie, maar komt pas 5 minuten voor aanvang binnen. Ga dan niet testen met een andere laptop en alsnog de laptop van de directeur op een laatste moment aansluiten.

Hoe gaat u met audiovisuele middelen om? Is het voor u een lust of een last?

Een uniforme aankleding tijdens u event

Zowel privé als zakelijk worden ruimtes aangekleed d.m.v. verf aan de muur, kussentjes op banken, schilderijen, kaarsen, bloemen, planten, tafeltjes, kunstwerken, etc.
De aankleding gebeurd ook vaak naar inzicht en smaak van de eigenaar van deze ruimtes. Prima, ieder zijn kleur, geur en smaak.

Voor evenementen is dit een echt aandachtspunt. Op iedere locatie merk je dat elke ruimte al een bepaalde uniformiteit heeft. Al is het maar dat overal de zelfde verf, tafels en stoelen zijn gebruikt of in dezelfde lijn.

Extra kaarsen, bloemen, planten, potten, ballonnen en/of linten en prompt krijgt de ruimte de juiste sfeer/aankleding voor uw event.

Onze ervaring leert dat veel kleine attributen het geheel niet opknappen maar juist rommelig en slordig overkomen.
Uiteindelijk vult de ruimte zich met mensen en valt veel van de aanwezige attributen weg.

Zorg voor enkele grote eyecatchers en de ruimte is direct feestelijker. Maak niet de fout om heel veel diverse kleuren te gebruiken want dan lijkt het alsnog Carnaval. Kies voor 1 of uiterlijk 2 kleuren, vergeet niet dat professionele verlichting kleuren kan versterken en/of verslappen.

 

Veel plezier met het bedenken van de juiste aankleding voor uw event. Vragen? Eefnement helpt u graag verder.

Incentive reis voor je klant

Dure tijden vragen om op maatgemaakte oplossingen, niet grootst en luid, maar kwalitatief hoogstaand en persoonlijk.
Weleens aan een incentive reis met je grootste klant gedacht? De persoonlijke sfeer, gelegenheid hem/haar je producten extra onder de aandacht te brengen en een langdurige relatie verder uit te bouwen, zijn goede argumenten om een incentive te doen.
Als organisatiebureau zijn we altijd bezig met het zoeken naar unieke en bijzondere locaties. Deze hebben we nu ook in Frankrijk gevonden, in de streek Languedoc-Roussillon. Natuurlijk is het mogelijk om te golfen, maar wat dacht u van een wijnproeverij bij lokale wijnboeren.
Buiten activiteiten is er ook de mogelijkheid tot vergaderingen, binnen of buiten, ochtend, middag of avond. Luxe dineren met een privekok, tot een informele BBQ. Het is maar een begin van de mogelijkheden.
Heb je interesse, laat je eens inspireren door Eefnement.

Een dag van een event inspirator/realisator

September was weer een echte evenementenmaand. Naast de vele publieke events, heeft Eefnement ook niet bepaald stil gezeten. Zo was er ook de opening van een nieuw bedrijf in Breda.

Op woensdag stonden we voor dag en dauw op om tijdig op locatie te zijn. Eindelijk begon de opbouw, naar maanden voorbereiding. Drukte alom, laatste puntjes en nogmaals doorspreken van het draaiboek. Gedurende de dag, kwamen overige leveranciers kijken, waar ze de dag erna hun attributen kwijt zouden kunnen.

Donderdagochtend ging de wekker nog vroeger. Draaiboeken aanpassen, laatste aan- en afmeldingen verwerken, gastenlijsten printen, bloemen halen, nog snel een receptieboek halen en ondertussen op locatie de volledige coördinatie uitvoeren. We love it!

Eindelijk komt ook de klant aan en de eerste reactie is altijd spannend en erg belangrijk. Ze lopen door de tent, zien de aankleding, knikken een keer maar aan de gezichten zie je een mengeling van opluchting en gezonde spanning.

Want nu moeten zij het doen. De gasten zijn tenslotte zijn/haar klanten. De gasten komen binnen, de catering doet zijn werk en zelf houden we de klant in de gaten. Krijgt hij voldoende drankjes en hapjes aangeboden. Kan hij zijn cadeaus kwijt, kan iedereen hem aanspreken.

Ondertussen wordt door ons het programma van minuut tot minuut bijgehouden. Wordt de spreker gebrieft en tijdig naar de juiste plek gedirigeerd. Wordt de muziek gecoördineerd en houden we alles en iedereen in de gaten.

En dan, veel te kort voor het gevoel van de klant, gaan de gasten weg, sterft de muziek weg en wordt de bar gesloten. Het moment waarop wij aanvangen met de afbouw. Alhoewel er twee dagen gewerkt is om alles goed neer te zetten, is het terrein 4 uur later schoon. Net alsof er nooit een feest geweest is!

Ons werk zit erop, moe maar uiterst voldaan gaan wij naar huis, op naar het volgende event. Wetende dat deze klant uiterst tevreden is en dat zijn gasten een aangename belevenis hebben gehad.

Te Veel Social Media

Dat is de nummer 1 fout van Eventplanners blijkt uit een nieuwsbericht van eventplanner.be. Wonderbaarlijk staat op nummer 2 te weinig gebruik van Social Media. Het zette me direct aan het denken.

Door veel op websites te lezen en te zoeken kom ik onder andere aan inspiratie en blijf ik op de hoogte van de nieuwste technieken.

Al zoekende zit je bijvoorbeeld op de site van bedrijf X. Kijk je bij contact en staat er een riedel aan leuke icoontjes, die ieder een Social Media site aangeven. Het verbaasd me op hoeveel Social Media sites je bedrijf  X kan volgen: Hyves, Facebook, Linkedin, Twitter, Flickr, MySpace, YouTube, WordPress, Picasa, WordPress, Foursquare en waarschijnlijk binnenkort Google+.

Dan is toch de vraag: Wie is precies de doelgroep van dit bedrijf? En dit is precies ook met evenementen. Het heeft geen zin om je overal communities te creëren. Dan krijg je versnippering en ontstaat de kans dat informatie verloren gaat. De doelgroep wordt geen geheel, kan elkaar niet genoeg vinden, dus gaat de meerwaarde ervan verloren.

Wederom komt naar boven, dat hoe beter je weet wie je doelgroep is, hoe beter je gebruik kunt maken van (Social) Media. Dit geldt namelijk ook voor de geschreven pers.

Neem altijd de tijd om je doelgroep te specificeren, zoek waar deze personen zich bevinden en wat hun interesses zijn. Richt je pijlers daarop om je doelgroep maximaal te bereiken.

Dan gebruik je nooit teveel of te weinig Social Media.

Dag van de vrouwelijke ondernemer

Zonta de Baronie Breda is een serviceorganisatie van ca. 35 vrouwen met een zelfstandig beroep of een hogere functie in bedrijf of instelling. Wereldwijd werken 33000 ‘Zontians’ aan de verbetering van de juridische, professionele en economische status van vrouwen.

De serviceorganisatie Zonta ontleent haar naam aan de Sioux-indianen. Het Zonta-logo is een verzameling van een aantal Sioux-symbolen die, samengevoegd, een speciale betekenis hebben. Het Z-teken bijvoorbeeld staat voor inspiratie.

Op zaterdag 18 juni organiseert Zonta de Baronie Breda de Dag van de Vrouwelijke Ondernemer. Een fair volledig in het teken van de startende, vrouwelijke ondernemer.

20 vrouwelijke ondernemers promoten hun bedrijf op zeer professionele wijze op deze fair ingericht op het Kasteelplein in Breda. De ondernemers zijn benaderd door leden van Zonta de Baronie Breda.

Bezoekers kunnen kennismaken met de vrouwelijke ondernemers en producten kopen of zich laten informeren over de verschillende diensten die de bedrijven te bieden hebben.

De variatie is groot: van een adviesbureau voor bedrijfsorganisatie, een internetwinkel voor bijzondere sieraden, een kinderdagverblijf, een stylingbureau, een kunstatelier, een verjongingskliniek tot een mondspa.

De fair biedt ook de mogelijkheid om te netwerken. Iedereen is van harte welkom!

De Dag van de Vrouwelijke Ondernemer wordt geopend door wethouder Saskia Boelema. Na een korte toespraak zal zij met een geel lint, de kleur van Zonta, de kramen van de bedrijven symbolisch aan elkaar verbinden: een teken voor de kracht van samenwerking!
Programma
11.00 – 11.05 uur: Welkomstwoord door de presidente van Zonta de Baronie Breda, Marga Huysmans
11.05 – 11.15 uur: Officiële opening door wethouder Saskia Boelema
11.15 – 16.00 uur: Fair Dag van de Vrouwelijke Ondernemer
16.00 uur: Afsluiting

Vol trots staat ook Eefnement op deze beurs en heet u daar van harte welkom.

flyer Dag van de Vrouwelijke Ondernemer

Wat is de definitie van evenement?

Graag praat ik over mijn  vak of dat nu met branchegenoten is of  mensen die interesse in mijn werk hebben. Vol trots vertel ik over de lopende evenementen, luister naar de knelpunten van anderen en geef ze goed bedoelde adviezen. In mijn passie om te organiseren vervagen bij mij af en toe ook wel eens de omschrijvingen van evenementen.

Vorige week kwam de vraag naar boven: Wat is voor jou de definitie van een evenement? Voor mij zijn evenementen, projecten die binnen een bedrijf  georganiseerd worden, die uitbesteed worden aan een evenementenbureau. Dit kan van klant- en personeelsgericht zijn, groot of klein en heeft een grote diversiteit aan marketingdoeleinden.

Uit nieuwsgierigheid toch maar eens opgezocht op een paar digitale pagina’s.

Van Dale woordenboek:

eve·ne·ment het; o -en (belangrijke) gebeurtenis

Wikipedia:

Een evenement is een verplaatsbare georganiseerde gebeurtenis, (openlucht-)manifestatie, (thema-)dag of week. Meestal is die publiek, maar ze kan ook besloten zijn: bedrijfsevenement.

Zo zijn er grote internationale evenementen in de vorm van Olympische Spelen, sportkampioenschappen of -toernooien, als de Europese- en wereldkampioenschappen op diverse takken van sport-, kunst-, muziekgebied of tentoonstellingen als Eurovisiesongfestival, Filmfestival, Wereldtentoonstelling, de Biënnale van Venetië etc. Er worden ook landelijke evenementen en grootschalige festivals gehouden en plaatselijke zoals een boekenmarkt.

Er worden onder andere een- en meerdaagse evenementen gehouden op het gebied van kunst, cultuur, muziek, sport, religie, wetenschap, huishouden.

Bij een evenement komt heel wat kijken: marketing, affiches, aankondigingen, uitnodigingen, reservatie, ticketverkoop, parking, garderobe of (vlaams:) vestiaire, beveiliging, toiletten, catering, muziek, vermaak, geluidsinstallatie…

Het kan voorts gaan om een grootschalige muziekuitvoering, popconcert, handelsbeurs of internationaal congres, welke veelal in een evenementencomplex, -terrein of beurshallen gehouden worden. Een speciaal soort evenement is een kunstevenement, zoals een kunst- en antiekbeurs of een openluchttentoonstelling met beelden.

Wikipedia geeft een uitgebreide omschrijving van evenementen voornamelijk gericht op publieksevenementen.

De omschrijving van wat er allemaal komt kijken bij een evenement maakt weinig verschil met wat er komt kijken bij een bedrijfsevenement. Ja, er komt daadwerkelijk zoveel bij kijken en zelfs nog meer. Waar is namelijk de administratie, briefing, communicatie, coördinatie, etc.

Het is geen moeilijke materie maar een stap missen kan nadelig uitpakken voor je evenement!

Ik kan me redelijk goed vinden in de omschrijving van Wikipedia. Het geeft zeker de diversiteit aan, dat evenementen niet snel in een hokje te plaatsen zijn, dat vele factoren het succes van een evenement bepalen en op elke mogelijke manier ingezet kan worden.

Ben benieuwd wat voor jou de definitie van een evenement is. Laat hier een berichtje achter en ik stuur je een aantal tips voor de organisatie van evenementen.

Vervoer bij events

Gasten komen op eigen gelegenheid en niet vaak hoeft een gast daarna nog ver te lopen. Soms is het toch belangrijk om extra vervoer in te zetten.

 

Belangrijk natuurlijk is dat op voorhand de route gereden wordt. Klopt de omschrijving op de uitnodiging, zijn er geen wegversperringen of andere blokkades. Met de huidige navigatiesystemen is het slim om altijd even het juiste adres te checken. Het zal niet de eerste keer zijn dat het adres voor de navigatie afwijkt van het postadres. Zet erbij of het betaald parkeren is ja of nee. In de randstad is parkeren alleen mogelijk via chipknip, iets wat vaak door mensen wordt vergeten.

Bij grote evenementen moet er genoeg parkeerruimte zijn. Is dit niet in de directe omgeving van de locatie, dan kun je ervoor kiezen een pendelbus in te zetten. Zorg voor een snelle doorlooptijd. Niemand wilt graag wachten op de volgende bus. Daarbij kun je ervoor kiezen VIP’s alsnog met een limo naar het event te brengen. Zorg dan wel dat die Limo op een goed plek kan stoppen, dus zonder plassen of modder in de buurt. Het gebeurd helaas maar al te vaak.

Eefnement maakt ook gebruik van vervoer voor haar klanten. Onze klant, gespecialiseerd in zwaar transport, vierde zijn lustrum. Het gehele thema was gericht op vervoer. Voor de kinderen stond een 25 meterlang springkussen in de vorm van een trein klaar bijvoorbeeld. Parkeren was toch wat vervelend en de genodigden moesten een paar honderd meter lopen om bij het terrein te komen. Dit is opgelost door een paar tuktuk’s in te zetten. De genodigden bleven wachten tot ze mee mochten en kwamen al met een lachend gezicht op het terrein aan. Een mooi begin van een hele mooie dag.

Een luchtballon is ook een keer gebruikt. Dit project betrof een aantal personen die gezamenlijk symbolisch de “aftrap” namen om het project te laten slagen. Zo zie je, dat je altijd op meerdere manieren gebruik kunt maken van zaken.

Wat is jou bijzonderste manier van vervoer geweest? Vertel het ons en u krijgt tips om vervoer te regelen.

Locaties bezichtigen is altijd weer spannend!

Het is meer dan de moeite waard om locaties te bezoeken, voordat je een definitieve keuze maakt. Buiten de sfeer en uitstraling is schoon en frisheid ook zeer belangrijk.

Tegenwoordig hebben de smartphones ook een camera, dus vraag of je foto’s mag maken. Altijd handig als je in een later stadium toch twijfelt of zaken door elkaar haalt. Zelf vind ik het handig om deze foto’s te gebruiken bij aanbevelingen bij mijn opdrachtgevers.

Zelf heb ik natuurlijk al vele locaties bezocht, klein, groot, industrieel, kasteel, herberg etc. Noem ze maar en het komt wel in mijn rijtje voor.

Deze bezichtigingen vinden vaak plaats op momenten dat er geen event plaats vindt in de locatie.

Ondertussen kan ik behoorlijk goed door de ruimte kijken, ook als tafels nog op elkaar staan, stoelen kriskras door elkaar of als ze aan het opbouwen zijn.

Mijn tenen gaan nog steeds krom als een locatie me verteld dat ze 3 dagen eerder een event hebben gehad en toch zie ik nog vuile glazen, vieze toiletten, peuken, papieren op de grond.

Helaas, het gebeurd echt.  Dit soort locaties bied ik niet aan bij mijn klanten. Orde, netheid en kwaliteit moeten overal merkbaar zijn.

Vertel me jou ergste irritatie over locaties en ik stuur je een handige checklist voor locaties toe.

Vervolgstappen om tot een Event te komen (deel 2)

Zijn de eerste zeer belangrijke stappen genomen en uit gekristalliseerd? Dan kun je door met de vervolgstappen.

4. Datum, duur en tijdstip

Lente en herfst zijn over het algemeen de beste periode om een bedrijfsevenement te organiseren.

Dinsdag en donderdag zijn de topdagen om elk gewenst evenement te organiseren. Let natuurlijk op of partners en kinderen ook welkom zijn. Dan gelden vrijdag en zaterdag als zeer geschikt.

Vergeet niet naar (inter)nationale evenementen te kijken zoals bijvoorbeeld wanneer het EK Voetbal plaats vindt.

Tijdstip is ook zeer afhankelijk van de doelgroep. Zorg altijd voor een extra marge voor laatkomers maar ook voor uitlopers tijdens lezingen.

5. Concept en programma

Zorg voor een thema dat als rode draad door het programma loopt, beginnend bij de uitnodiging tot de bedankjes.
Houdt bij de programmering rekening met logistieke knelpunten, op- en afbouw, begeleiding van personen naar bijvoorbeeld diverse zalen.
Bouw je programma op, verdeel de “hoogtepunten” en eindig met een “spetterend” einde.

6. Briefing

Zorg voor een algemeen deel, waarin het bedrijf kort beschreven wordt en het evenement wordt beschreven.
Per leverancier komt er een hoofdstuk bij waarin specifiek voor die leverancier informatie wordt verschaft.

Zorg dat 1 persoon binnen je bedrijf dit regelt.

Laat je reactie hier achter en wij sturen je meer tips en trucs voor deze drie stappen.